"Lo tengo, pero no me aparece." Es una de las frases más repetidas en cualquier repuestera. El artículo existe, hay stock, pero la búsqueda por código no lo encuentra y el vendedor termina recorriendo el depósito o, peor, diciendo que no hay. Estos son los motivos más frecuentes y cómo resolverlos.
Los cuatro motivos por los que un repuesto "no aparece"
1. El mismo código escrito de distintas formas
Un código de fabricante puede escribirse con guiones, con espacios, con puntos o todo junto. Si en el sistema se cargó "12-345-A" y el vendedor busca "12345A", no hay coincidencia. La solución es definir un criterio único de carga (por ejemplo, sin separadores) o que la búsqueda ignore esos caracteres.
2. Ceros a la izquierda
Algunos proveedores publican "00457" y otros "457". Pasa lo mismo: dos formas de un mismo código. Conviene decidir cómo se guarda y respetarlo en las importaciones de listas.
3. El cliente trae un código de otra marca
El mecánico pide por el código que conoce, que puede ser el original o el de otra marca. Si ese código no está vinculado a tu artículo como equivalencia, la búsqueda falla aunque tengas una pieza que sirve.
4. Descripciones sin criterio
Cuando no hay código, se busca por descripción. "Pastilla freno del.", "Pastillas de freno delanteras" y "Past. freno" son la misma cosa escrita por tres personas. Sin un criterio de descripción, la búsqueda por texto se vuelve lotería.
Cómo reducir los errores
- Normalizar códigos al cargar e importar: un solo formato para todo el catálogo.
- Cargar códigos alternativos en los artículos de mayor rotación primero.
- Definir un patrón de descripción: tipo de pieza, posición, marca, aplicación.
- Registrar la aplicación para poder buscar cuando el cliente sólo sabe el vehículo (ver repuestos por marca, modelo y aplicación).
- Usar código de barras en la mercadería que lo trae, para consultar y despachar sin tipear.
Consultar precio y stock escaneando
En el salón o en el depósito, escanear el código es más rápido y más seguro que escribirlo. Pracsys Search Tools permite consultar nombre, precio, stock e imagen de un producto escaneando su código con una tablet, un celular o un lector, conectado a la base de SuperStock por la red local. Es útil para el vendedor que atiende lejos de la computadora y para el depósito al preparar pedidos.
Un ejemplo
Un cliente pide una bomba de agua con un código que no está en tu sistema. El vendedor busca por la aplicación (marca y modelo del auto) y encuentra dos alternativas con stock. Vende una, y antes de despedir al cliente agrega el código que trajo como equivalencia de ese artículo. La próxima vez, la búsqueda por ese código va a funcionar al primer intento. Ese pequeño hábito, repetido todos los días, es lo que convierte un catálogo desordenado en uno confiable.
Todo esto forma parte de la gestión del mostrador que describimos en cómo agilizar la venta de mostrador y de la solución de Pracsys para casas de repuestos.