En muchas distribuidoras la cobranza en la calle sigue funcionando con un talonario de recibos y una planilla que se rinde al final del día. El problema no es la honestidad de nadie: es que el método deja espacio para errores de anotación, recibos que no se cargan y pagos imputados al comprobante equivocado.
Antes de salir: qué hay que cobrar
Quien cobra necesita saber, por cliente, el saldo, los comprobantes vencidos y lo que se entrega ese día. Sin esa información, cobra "lo que el cliente dice que debe". Pracsys Móvil muestra la deuda y el historial de cada cliente en el celular antes de la visita.
En el momento: registrar el cobro
- Monto y medio de pago (efectivo, cheque, transferencia).
- Comprobantes que cancela: no alcanza con "pagó a cuenta".
- Recibo al cliente en el momento.
Con Pracsys Móvil, los cobros de cuentas corrientes se registran desde el celular y los recibos se sincronizan con el sistema central, aun si en ese lugar no hay señal (modo offline).
Al volver: la rendición
Si cada cobro ya está en el sistema, la rendición deja de ser una reconstrucción y pasa a ser un control:
- El sistema muestra cuánto cobró cada persona, por medio de pago.
- Se cuenta lo entregado y se compara.
- Las diferencias se investigan en el momento, con el detalle de cada recibo.
La rendición de cobranzas es uno de los módulos de la solución para distribuidoras: controla el dinero de cada reparto.
Cuentas corrientes al día
El beneficio no termina en la rendición: como los pagos se imputan a comprobantes específicos, el saldo de cada cliente queda correcto y el próximo preventista ve la información real. Para criterios de crédito y seguimiento, ver cómo gestionar cuentas corrientes de clientes.
Buenas prácticas
- Definir por cliente si paga al contado contra entrega o a cuenta.
- Fijar un tope de efectivo por recorrido, por seguridad.
- Rendir todos los días, sin acumular.
- Revisar semanalmente la deuda vencida por zona.
La cobranza cierra el circuito que describimos en cómo organizar una distribuidora.
