Un cliente pidió 20 cajas y recibió 15. Si nadie registra las 5 que faltaron, pueden pasar dos cosas: el cliente las vuelve a pedir (y quizás las recibe duplicadas) o se olvida y compra en otro lado. En ambos casos, la distribuidora pierde.
De dónde salen los faltantes
- Stock insuficiente: se vendió más de lo que había disponible.
- Diferencias de stock: el sistema decía que había y no había.
- Errores de preparación: estaba, pero no se cargó.
- Proveedor que no entregó a tiempo.
Cada causa tiene una solución distinta, por eso importa registrar el motivo.
Detectar el faltante en el depósito, no en la entrega
El mejor momento para detectar un faltante es la preparación. Si al armar el consolidado falta mercadería, se decide antes de cargar qué se entrega completo, qué parcial y qué queda pendiente. Ver pedidos consolidados.
Registrar el pendiente
Lo que no se entrega tiene que quedar registrado como pendiente del cliente, con fecha y motivo. Así:
- El preventista sabe en la próxima visita qué le debe la distribuidora a ese cliente.
- Compras sabe qué mercadería hay que conseguir.
- Nadie factura lo que no se entregó.
Reprogramar con prioridad
Cuando llega la mercadería, los pendientes deberían salir primero. Revisar el listado de pendientes al recibir cada compra evita que la mercadería se venda a otro cliente mientras el primero sigue esperando.
Medir y atacar las causas
- Pendientes por falta de stock: revisar stock mínimo y planificación de compras (ver planificar compras).
- Pendientes por diferencias: revisar el control de stock del depósito (ver control de stock en una distribuidora).
- Pendientes por errores de preparación: revisar ubicaciones y método de picking.
Un indicador simple para seguir: porcentaje de pedidos entregados completos. Cuando sube, suben la confianza de los clientes y las ventas. Es uno de los objetivos del ecosistema de Pracsys para distribuidoras, donde pedidos y depósito trabajan sobre el mismo stock.