Un inventario es contar la mercadería y compararla con lo que dice el sistema. Bien hecho, corrige el stock y revela problemas de procesos. Mal hecho, agrega errores nuevos. Estos son los pasos.
Conteo general o conteo cíclico
- General: se cuenta todo de una vez, normalmente con el negocio cerrado. Útil una vez al año o cuando el stock está muy desordenado.
- Cíclico: se cuenta una parte por vez (un sector, un rubro), rotando hasta cubrir todo. Lo importante se cuenta más seguido. Permite tener el stock confiable todo el año.
Antes de contar
- Registrar todos los movimientos pendientes: recepciones, ventas, devoluciones. Si no, se cuenta contra un stock desactualizado.
- Ordenar el sector: cada artículo en su lugar.
- Definir quién cuenta qué, por ubicación.
- Congelar movimientos del sector mientras se cuenta, o registrarlos aparte.
Durante el conteo
- A ciegas: quien cuenta no ve el stock del sistema.
- Por ubicación: estante por estante, sin saltear.
- En la unidad correcta: si el artículo se vende por metro o por kilo, contar en esa unidad.
- Registrar en el momento: mejor en un dispositivo que en papel para cargar después.
Con Oper Tools, el operario registra desde un celular o terminal, y cada movimiento queda firmado con fecha y hora.
Después: diferencias y ajustes
- Comparar conteo con sistema.
- Recontar las diferencias significativas.
- Investigar causas en las que persisten.
- Registrar el ajuste con su motivo.
Las causas más comunes están en diferencias entre stock físico y sistema.
Qué aprender del inventario
Si las diferencias se concentran en ciertos artículos, sectores o tipos de movimiento, ahí hay un proceso para corregir. El inventario no es sólo para ajustar números: es para mejorar cómo se trabaja.
Ejemplos por rubro: inventario en una casa de repuestos. Principios generales: cómo llevar el control de stock.
