Todo negocio con stock conoce la situación: el sistema dice una cosa y el estante otra. Las diferencias no aparecen solas: cada una tiene una causa concreta. Conocer las causas más comunes permite atacarlas.
1. Recepciones mal registradas
Se ingresó lo que decía la factura, no lo que llegó. O se ingresó en la unidad equivocada (una caja como una unidad). Solución: contar al recibir y controlar contra la orden de compra.
2. Ventas cargadas con otro artículo
Se vendió un producto y se cargó otro parecido, o se usó un código genérico ("varios"). Solución: codificación clara y escaneo en la venta.
3. Devoluciones y cambios fuera del sistema
El cliente devolvió algo o lo cambió por otro talle y no se registró. Solución: todo cambio pasa por el sistema.
4. Mermas no registradas
Roturas, vencimientos, cortes, productos dañados. Se tiran y nadie los descuenta. Solución: registrar cada merma como ajuste con su motivo.
5. Transferencias incompletas
Salió de un depósito y no se ingresó en el otro, o llegó menos de lo enviado. Solución: salida y recepción registradas por separado, con conteo. Ver transferencias entre sucursales.
6. Consumo interno
Productos que usa el propio negocio (limpieza, muestras, consumo del personal). Solución: registrarlos como salida interna.
7. Errores de conteo
El inventario anterior estuvo mal y el error se arrastra. Solución: contar a ciegas y recontar diferencias. Ver cómo hacer un inventario.
8. Pérdidas
Cuando todas las causas anteriores están descartadas y la diferencia persiste en los mismos artículos, puede haber pérdidas. Solución: conteos más frecuentes en esos artículos y revisión del acceso a la mercadería.
La trazabilidad ayuda
Cuando cada movimiento queda registrado con fecha, hora y responsable, encontrar la causa de una diferencia es mucho más rápido. Oper Tools registra cada movimiento firmado por el operario, y SuperStock mantiene el stock en tiempo real.
Para los principios generales, ver cómo llevar el control de stock.