La preventa es el motor comercial de una distribuidora. Pero un equipo de preventistas sin organización termina con clientes que reciben dos visitas por semana y otros que no ven a nadie en un mes, recorridos que se cruzan y objetivos que nadie puede medir. Ordenarlo tiene tres componentes: territorio, frecuencia y objetivos.
1. Territorio: zonas con dueño
Dividí el área de cobertura en zonas y asigná cada zona a un preventista. Cada cliente pertenece a una zona y, por lo tanto, a un vendedor. Así se evitan superposiciones y queda claro quién responde por cada cliente.
Para diseñar las zonas ayuda ver a los clientes en un mapa. Pracsys Maps muestra la cartera geolocalizada y permite identificar zonas sin cobertura o clientes que no se visitan.
2. Frecuencia: no todos los clientes son iguales
- Clientes grandes o de alto consumo: visita semanal o más.
- Clientes medianos: cada una o dos semanas.
- Clientes chicos u ocasionales: quincenal o mensual, o pedido por teléfono.
Con la frecuencia definida, se arma el recorrido de cada día de la semana. Ver rutas de venta y cobertura de clientes.
3. Información en cada visita
Un preventista rinde más si llega sabiendo qué compró el cliente la última vez, cuánto debe y qué lista de precios tiene. Pracsys Móvil muestra el historial, la deuda y la lista de cada cliente antes de la visita, y funciona sin conexión. Las funciones clave están en software para preventistas.
4. Objetivos medibles
Objetivos que se puedan seguir con datos del sistema:
- Monto vendido por período.
- Cantidad de clientes con compra (cobertura efectiva).
- Visitas realizadas vs. planificadas.
- Cobranza sobre saldo vencido de su cartera.
Cómo medirlos: cómo controlar las ventas por vendedor.
5. Seguimiento sin desconfianza
El seguimiento por GPS no es para controlar a la persona, sino para entender el territorio: qué clientes quedan sin visitar, qué zonas están sobrecargadas, qué recorridos se pueden acortar. Pracsys Maps muestra el recorrido del día y la cobertura por semana, mes o vendedor.
6. Revisión mensual
Una reunión corta por mes con los números de cada zona permite redistribuir clientes, ajustar frecuencias y detectar problemas antes de que se conviertan en pérdida de clientes.
La preventa es el primer eslabón del circuito que describimos en cómo organizar una distribuidora. Ver también la solución para distribuidoras.
