En muchas pymes, las compras se hacen "sobre la marcha": el dueño o el encargado pide lo que ve que falta, al proveedor que llama o pasa. Funciona mientras el negocio es chico. Cuando crece, aparecen los faltantes, los excesos, las facturas que no coinciden con lo recibido y las deudas con proveedores que nadie tiene claras.
El circuito en seis pasos
1. Detectar la necesidad
Con stock mínimo definido, el sistema muestra qué hay que reponer. Ver cuándo comprar mercadería.
2. Elegir el proveedor
Con listas de precios actualizadas y el historial de cada proveedor. Ver cómo comparar listas de precios.
3. Emitir la orden de compra
Qué se pide, cuánto y a qué precio. Queda registrado.
4. Recibir y controlar
Contar lo recibido contra la orden, revisar el estado de la mercadería e ingresarla al stock.
5. Controlar la factura
Que precios y cantidades coincidan con lo pedido y recibido.
6. Pagar
Registrar la deuda con el proveedor y pagarla según las condiciones pactadas.
Por qué conviene tenerlo en un solo sistema
Cuando la orden de compra, la recepción, el stock, la factura y la deuda con el proveedor están en el mismo sistema, cada paso controla al anterior. SuperStock incluye órdenes de compra, recepción de mercadería, deudas con proveedores y comparativa de precios.
Quién hace qué
Aun en un negocio chico, conviene separar funciones: quien pide no debería ser el único que recibe, y quien recibe no debería ser quien paga. No es desconfianza: es control cruzado.
Indicadores de compras
- Compras por proveedor y por rubro.
- Faltantes y demoras de cada proveedor.
- Evolución de precios de los principales insumos o productos.
- Deuda con proveedores y vencimientos.
Errores y evaluación
Ver errores de compra frecuentes y cómo evaluar proveedores.
Aplicado a cada rubro
Compras en una repuestera, en una distribuidora, en una ferretería, en un supermercado y en gastronomía.